Tidsregistrering bliver mere og mere almindeligt i virksomheder over hele kloden, men hvorfor er det netop sådan? At drive en virksomhed er langt fra let, og generelt jo større din virksomhed bliver, jo sværere bliver det at styre alt. I de tidlige stadier, når der arbejdes i et lille kontor, med blot en eller to medarbejdere, hvor du samtidigt afprøver tingene, vil det stadig være håndterbart. I takt med at du dog vokser, og begynder at få flere medarbejdere ombord, kan det at lede og holde øje med disse medarbejdere, og samtidig drive virksomheden, være nærmest umuligt. Dette er grunden til at virksomheder får mellemledere, og ledere generelt, men alligevel er det at styre og holde øje med dem og sørge for de udfører det job de bør gøre, og holder tidsplanen, stadig hårdt. Oven i alt dette er der også det faktum at det at skulle overholde deadlines, administrere tid, og holde sig til planerne kan være svært, især når du undlader at indregne visse ting. Alt det kræver er at en medarbejder melder sig syg, eller en computer eller noget software går ned og bryder sammen, og du kan potentielt blive sat en hel dag eller mere tilbage. Heldigvis, på grund af fremskridtene inden for moderne teknologi, er software til tidsregistrering nu ved at blive hverdagskost i virksomheder over hele kloden, og af meget indlysende grunde. Hvis din virksomhed endnu ikke gør brug af tidsregistreringssoftware, er her et par grunde til at du nok ønsker at rette op på tingene snarere før end senere.
Forbedrede estimater og tilbud
For at du kan påtage dig nye opgaver, og administrere din tidsplan, har du brug for at vide, realistisk, hvilke former for resultater din virksomhed kan producere. Det er ikke optimalt bare at påtage sig 5 nye opgaver på en uge, med en anslået frist på 7 dage derfra, selvom du realistisk ville få brug for den dobbelte mængde tid til at levere. Med tidsregistrering får du dog en nøjagtig oversigt over præcis hvor lang tid hver opgave tager, og hvis du kan se det sort på hvidt, kan du vende tilbage til din kunde og forklare at du vil skulle bruge dobbelt så meget tid til at levere det der skulle bruges. Du ved præcis hvor lang tid hver opgave tager, og så kan du informere dine kunder om dette, så der ingen forvirring er, og ingen forsinkelser eller ikke-overholdte frister. Slutresultatet er en glad kunde, fordi du mødte fristen, og glade medarbejdere, da de ikke behøver at haste. Jo mere du ved om hvordan du bruger din tid, jo mere præcise vil dine estimater og tilbud blive.
Administrer medarbejderes tid
Tidsregistreringssoftware handler ikke om at udspionere medarbejdere, det handler simpelthen om at hjælpe dem med at styre deres tid, og prioritere visse opgaver i forhold til betydning. Hvis du opdager at deadlines nærmer sig, og arbejdet ikke er opfyldt, kan det være fordi dine medarbejdere ikke styrer deres tid effektivt. De vil næsten helt sikkert ikke forsøge at slække og spilde tid, det er mere sandsynligt at de ikke prioriterer de presserende opgaver først, og i stedet forsøger at jonglere forskellige opgaver på én gang. Med tidsregistrering får du en nøjagtig oversigt over præcis hvad dine medarbejdere har lavet, og hvor deres tid bliver brugt. Hvis de kan se dette sort på hvidt, vil de vide at de bør omlægge visse ikke-hastende aktiviteter for at sikre at de er i stand til at holde tidsplanen og møde deadlines og vigtige opgaver først.
Øget medarbejdermoral
I første omgang, når virksomheder først introducerer timesedler, mødes de sommetider med en vis modstand fra visse medarbejdere. Dette skyldes at de ansatte i første omgang kan se det som en invasion af deres privatliv, eller de kan få det indtryk at deres chefer ikke har tillid til dem. I virkeligheden er det imidlertid indført for at gøre livet lettere for dem, og når de indser dette, vil moralen på arbejdspladsen blive løftet betydeligt. Tidsregistrering hjælper medarbejderne til at administrere deres tid mere effektivt, og til at blive mere organiserede. Dette er fordelagtigt, fordi det betyder at de ikke er stressede eller overbebyrdede, når de forsøger at jonglere flere opgaver på én gang. Når du introducerer timeseddel-software, vil du opdage at fristerne overholdes langt nemmere, arbejdsopgaverne styres mere præcist, og medarbejderne er under mindre pres fordi de klart og koncist ved præcis hvad de laver. Alt dette kombineret resulterer i et meget bedre arbejdsmiljø, hvilket er med til at øge medarbejdernes moral betydeligt. Jo højere moralen er på kontoret, jo mere effektivt vil din virksomhed samtidigt køre, så det er virkeligt en win-win situation.
Mindre forvirring over fravær
Ved lov er medarbejderne tilladt en fast mængde fridage fra arbejdet hvert år, men for nogle kan det skabe forvirring. Hvis for eksempel en medarbejder anmoder om 10 dage fri fra arbejde, men de allerede har haft X antal fridage i de foregående måneder, kan de have overskredet deres mængde af fri som de har krav på, hvilket betyder at du, som chefen, har ret til at afslå anmodningen. Dette vil naturligvis ikke blive modtaget godt, især hvis medarbejderen ikke er klar over hvor meget fravær de allerede har haft. Når du dog registrerer din tid med en ordentlig løsning, kan både leder og medarbejder se, sort på hvidt, hvor mange fridage de har haft allerede. Det betyder at der er mindre forvirring, og igen, det hjælper samtidigt til at holde moralen høj.
Administrer freelancere og kontraktansatte
Ikke alene har virksomheder kontraktansatte der arbejder udelukkende for dem, nogle virksomheder vil derudover hyre freelancere og forskellige andre kontraktansatte til at udføre arbejde for dem. Da disse arbejdstagere ikke nødvendigvis er på kontoret med dig, er det vigtigt at du holder øje med tingene, og sikrer at de holder tidsplanen, og at de ikke samtidigt sprænger dit budget. For at omgå dette kan du anmode freelancere og kontraktansatte om at udfylde timesedler på samme måde som dine medarbejdere, så du ved hvilke timer de har arbejdet og hvad de har brugt. Hvad mere er, ved at sammenligne timesedler, hjælper det med at vise dig hvilke folk der måske er mere effektive end andre, hvilket betyder at du vil blive langt mere fristet til at tilbyde dem mere arbejde.
Overvåg status for opgaver
Jo flere opgaver og projekter du har gang i, jo sværere kan det være at holde styr på dem alle. Så snart en opgaver slutter, kan det synes som om at en anden begynder, og det er dit job at sikre at alt er på rette spor. Hvis du ønsker at tjekke, om et bestemt job faktisk holder tiden, er bagud eller forhåbentlig forud for tidsplanen, kan du blot logge på softwaren og se for dig selv. Der er forskellige kategorier og underkategorier, så du kan organisere det hele meget enkelt. Hvad mere er, takket være cloud-baseret teknologi, hvis du er på farten, kan du blot logge ind og kontrollere status stort set overalt i verden. Jo mere du ved om hvert projekt din virksomhed arbejder på, jo lettere bliver det at styre, plus det hjælper til at holde dig ajour.
Sammenlign resultater
Hvis din virksomhed arbejder på lignende/identiske projekter hver måned, skulle man logisk set tro at jo mere du gør noget, jo hurtigere bliver du. Med en tidsregistreringsløsning kan du sammenligne resultaterne af visse aktiviteter fra de foregående måneder, så du præcis kan se hvad der foregår. Hvis du for eksempel ser at de samme opgaver hver måned bliver afsluttet lidt hurtigere, er det et meget godt tegn, da det viser at de ansatte lærer noget i processen, og at de præcis ved hvad de laver. Hvis derimod, en opgave, som tidligere var blevet afsluttet på ikke mere end 10 dage i de seneste par måneder, pludseligt tager 14 dage, er du nødt til at spørge dig selv hvorfor det er sådan. Hvad var årsagen til de ekstra 4 dage? Var der tekniske vanskeligheder, var der personlige forhold, eller er der ingen indlysende svar? Med tidsregistrering kan du sammenligne resultater fra tidligere opgaver, og om nødvendigt kan du tale med de involverede og forsøge at finde ud af hvad årsagen var til forsinkelsen.
Tidsregistrering øger værdien af din virksomhed
Selvom din virksomhed kan være din stolthed og glæde lige nu, kan der i sidste ende komme et tidspunkt hvor du beslutter at sælge og starte på en frisk. Med tidsregistreringsrapporter, kan du faktisk øge værdien af din virksomhed og øge dine chancer for at sælge den. Ser du, nogen kan hævde at deres virksomhed har X antal kunder, og omsætter for X kroner hver måned, fordi det kommer til at hjælpe dem med at sælge deres forretning. Hvis de dog ikke kan bevise dette, vil den potentielle køber sandsynligvis være skeptisk. Med tidsregistreringsresultater er absolut det hele der dog sort på hvidt, så du kan bevise hvor mange kunder du har, hvor meget arbejde der anmodes om hver måned, og hvad din generelle produktivitet er. Det beviser at du er professionel, og at din virksomhed er i stand til at tjene meget gode penge, hvilket giver dig mulighed for at spørge efter en højere pris når du beslutter at sælge, og øger samtidigt dine chancer for at sælge.
Hvad du bør gøre nu
Hvis du vil have den bedst mulige løsning til tidsregistrering, bør du tage et kig på TimeSheet Reporter. Denne løsning gør det muligt at registrere tid via din Outlook-kalender og kommer med en masse andre funktioner.
Hvis du vil vide mere, klik her – TimeSheet Reporter – Tidsregistrering i Outlook